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审计文书写作及常见问题
编稿时间: 2016-07-20 08:06 来源: 岳阳市审计局 
 

六安市霍山县审计局  程先福

一、审计文书写作的基本要求

审计文书写作要做到文件的主题(观点)与材料能够相统一,符合国家法律、法规及其他有关规定,公文内容做到情况确实,结构合理,层次清楚,重点突出,观点明确,表述准确,字词规范,标点正确,篇幅简短,公文中无错字、别字、漏字、多字,人名、地名、数字、引文准确。

(一)逻辑清晰。所谓逻辑清晰就是要使我们的文字符合逻辑性,层次递进性。写公文要做到不开“中药铺”,部分不宜太多,层次不宜太多。这就是要简洁,还要环环相扣,符合事物发展逻辑,符合人类思维逻辑。

(二)观点鲜明。公文中没有纯客观的描述,表明观点是公文的重要内容。注意克服两种现象:一是没有研究清楚;二是自己清楚以为别人也清楚。要灵活运用两种方法:单独表述和夹叙夹议。

(三)依据充分。要从法律规定上找理由;从通行做法上找理由;从现状危害上找理由;从工作发展上找理由;从理论依据上找理由。

(四)简洁明了。就是要把复杂问题简单化,篇幅尽量短小精悍,语言尽量深邃精辟。简洁明了的方法:内容要突出重点,语言要精炼。描述单项工作要抓住关键环节——与最终结果直接相关的环节,与问题的性质相关的环节。描述面上要注意详略得当,新鲜的突出的,与上级要求相关的,与工作发展相关的要详。

二、审计文书写作中常见的问题

(一)正文方面存在层次太多、比较繁琐,问题的概括定性与具体描述的内容事实不一致,小问题戴大帽子;审计评价缺乏事实依据或与审计反映的问题相矛盾。

(二)语言表述不够通俗易懂。使用专业语言过多,非专业人士难以理解。

(三)文章结构层次序数。常见错误:“(一)”和“(1)”等序数后使用顿号,“1.”没有使用齐线墨点,而是用顿号,写为“1、”。正确用法:结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一 ) ”,第三层为“ 1 .”第四层为“ (1) ”。

(四)引文末尾的标点符号。常见错误:保留引用法律、法规、规章、规范性文件内容末尾的句号、分号等点号。标点符号分为标号和点号,点号包括:句号、问号、叹号、冒号、逗号、顿号、分号。使用引号时,若引文不独立,引用的话只作为作者自己的话的一部分时,不管它是不是完整,后引号前都不能有点号(问号,叹号除外)。正确用法:我们所引用的法规内容,从句子成分来说,只是句中的一个定语成分,不独立,因此,原来引文中末尾的句号、分号等点号等要省略。

(五)金额单位。常见错误:数、量词等使用不规范,在同一审计业务文书中,“万元”和“元”混用。正确用法:在同一审计业务文书中,金额单位应尽量统一。同时数字在报告中不能运用分节号。

(六)金额小数点保留位 。常见错误:有角无分的金额,在小数点后只保留一位,如壹佰捌拾叁元玖角写为183.9元;无角分的金额,在整数后加.00,如叁仟柒佰捌拾肆元写为3784.00元。正确用法:当金额有角无分时,分位应当写0,如写为183.90元的形式;当金额无角分时,不加.00,写为3784元的形式。

(七)审计报告人称。审计报告中单位的名称(包括被审计单位名称)应使用全称或标准简称,没有标准简称的,第一次称呼应使用全称,其后如需使用简称,应在第一次使用全称后标注“(以下简称‘××××’)”。

(八)“账”与“帐”。常见错误:使用“帐”。正确用法:使用“账”。

(九)引用法律、法规、规章、规范性文件发文字号及条款。常见错误:引用规章和规范性文件时,未列明发文字号。正确用法:在引用法律、行政法规、地方性法规时,一般可不写发文号,如表述为违反了《中华人民共和国会计法》第二十三条、根据《财政违法行为处罚处分条例》第十七条等。在引用部门规章、地方性规章和规范性文件时,应列明发文号,必须注明法律法规的条款,部分生僻的法规还必须将法规具体条款内容引入,如表述为违反了《行政单位财务规则》(中华人民共和国财政部令第9号)第十一条。引用文中的年限要注意“〔〕”与“[]”的区别,要正确使用“〔〕”。

(十)标点符号错误。标序号时:“第一”“其次”后面,用顿号;“一”“二”后面用逗号。正确的做法是“第一”“其次”后面用逗号;“一”“二”后面用顿号;“1”“2”后面用点“.”。序号如加括号,后面不加逗号、顿号。还有“从多少到多少”的写法,30%到40%”不能写作”30到40%”,或者30%--40%;10万-15万”不能写作”10—15万”。

三、审计文书起草签发过程中的注意事项和建议

在起草审计文书必须注意以下几个事项:

(一)发文稿纸的标题。发文稿纸的标题,由发文机关、公文主旨和文种三个要素构成,标题在公文中起到揭示主旨的作用,要求简练、准确。

(二)抄送机关。公文版记中的抄送,我们有时是用空格隔开,实际正确的做法是抄送机关之间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关标句号。同时要注意机关全称的准确性,特别需要强调的是经济责任审计报告不向个人抄送,预算执行审计结果报告必须抄送上级审计机关。

(三)正确标审计公文主题词。为了规范审计机关行政公文,便于公文管理和计算机索引,我们在出具审计行政公文时,必须标引主题词。目前实际操作过程中,主题词的标引存在不规范和随意性的问题。我们日常运用的主题词,主要的依据是《审计署公文主题词表》。

审计公文分单主题公文和多主题公文,我们经常使用的审计业务文书多为单主题公文,其主题词标引的格式是“类别词+类属词+文种”,其中的类别词在《审计署公文主题词表》中可统一为“审计”,类属词有“授权、委托、征求、结论、经济责任、…”等等。但在实际应用中,以上类属词并不够用,在找不到能准确反映文书内容的类属词的情况下,需要根据《审计署公文主题词表》的选词原则选用自由词,即选用词表外的词,并在自由词后面加“△”,表明此词为《审计署公文主题词表》以外的词。下面根据不同情况分别举例说明:

1、在《审计署公文主题词表》中可找到类属词的主题词标引方法。如在下达经济责任审计通知书时,如《×××审计局关于审计×××经济责任的通知》,先标类别词即“审计”,再标类属词,在《审计署公文主题词表》的“审计”类别中可找到“经济责任”这个类属词,最后再标注此公文的文种即“通知”,那么其主题词应标引为“审计经济责任 通知”。

2、在《审计署公文主题词表》中找不到类属词的主题词标引方法。我们在下达财政预算执行审计通知书时,如《×××审计局关于对×××财政预算执行情况审计的通知》,其类别词标引还是“审计”不变,但其类属词的标引,我们在《审计署公文主题词表》中找不到能准确反映公文内容的类属词,此时我们可依据《审计署公文主题词表》的选词原则,选用可用的自由词,如“预算执行”,并在其后面加“△”以区别于《审计署公文主题词表》中的类属词,最后标引其文种即“通知”,那么其主题词应标引为“审计预算执行△ 通知”。但需要说明一点,如果把“预算执行”分开标引,主题词标引为“审计 预算  执行  通知”,这种标引格式也是正确的。

在实际标引审计业务文书主题词是,要注意使用的统一性。如对×××经济责任履行情况进行审计后形成的《审计报告》,其主题词可标引为“审计经济责任 报告”,对×××财政预算执行情况进行审计形成的《审计报告》,由于在《审计署公文主题词表》中找不到相适应的类属词,可使用自由词“预算执行”,其主题词可标引为“审计预算执行△ 报告”。

3、在审计业务文书标题未标明文种时,其主题词标引文种的确定。一般情况下,审计业务文书的标题即标明了文书的文种,但在某些情况下,根据标题并不能看出其文种形式,如《×××审计局关于×××的移送处理书》,其文种从标题中难以找到,在这种情况下,可根据《审计机关公文处理的规定》中的有关规定,分析判断其文种为“函”,所以在标引主题词时就应标引为“审计移送处理 函”。

(四)起草审计报告的几点建议。

1、发文标题格式的统一,如“的”的使用,建议统一为“审计结果的报告”,如“***财务收支审计结果的报告”、“***任期经济责任审计结果的报告”。

2、经济责任审计报告要少用形容词与修饰词,如“千方百计”、“名列前茅”、“做了大量的工作”等。这些词的运用,要有充分的证据表明才可以。

3、正确运用“截止到”、“截至”,不能运用“截止”。

4、向政府的报告与白皮书报告的注意点:如审计发现的问题部分,向政府报告应为“审计发现的问题及处理情况”,白皮书为“审计发现的问题及处理意见”;白皮书金额使用“元”单位,向政府报告用“万元”单位;注意审计建议的区别。

5、任期经济责任报告,特别是反映任期内的净资产增、减情况,必须在同一口径的时限来比较,注意月底与月初的问题。

以上内容为本人搜集整理而成,供大家参考,共同努力,写好审计文书,搞好审计工作。(摘自安徽审计网)

 
 
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