烟台市审计局 李超 段桂法

 

2013年,山东省审计厅制定了《山东省审计厅审计文件材料立卷归档作业规程》，原有《山东省审计厅审计项目档案整理归档作业规程》废止。新规程的制定标志着我省审计文件材料的立卷归档工作更加完善。在具体的应用中注意新旧两个规程的异同，做好相关对接工作，促进审计档案管理进一步规范。

一、新旧规程的相同之处

总的来说，新旧档案管理操作规程在文件排列规则上是一致的，都是按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元进行排列，具体的文件排列都是执行正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后，批复在前、请示在后，批示在前、报告在后，重要文件在前、次要文件在后，汇总性文件在前、原始性文件在后的原则。

二、新旧规程的内容变化

在文件格式上，旧的作业规程中分为六个章节十八条，包括总则、卷内文件材料排列顺序、审计项目案卷编目、审计案卷的装订、审计案卷的归档及附则；新的作业规程取消了章节的划分，共十六条。

在具体内容变化上主要有以下几点：

1.新规程增加了对审计文件材料的定义。操作规程所称审计文件材料，是指审计业务部门和审计人员在审计或专项审计调查活动中直接形成的各种文字、图表等形态的纸质记录材料。

2.新规程增加了文件材料原定密级的填写及要求。审计案卷的密级和保密期限，按卷内文件的最高密级确定，并在案卷右上角做出标识。

3.新规程对四类卷内文件材料排列进行了细化。一是将上级机关（领导）对该审计项目的批示（或批示情况说明）提到了结论性材料的首要位置，突出了审计结果应用的重要性；二是证明类文件材料取消了审计日记、协查银行存款通知书、审计所依据的法规目录或摘要，增加了审计工作底稿汇总表、有关举报问题的核实材料；三是立项类文件材料增加了上级领导交办项目的交办单或批示、对本项目立项有关的群众来信或举报材料；四是备查类文件材料更加明确，具体包括聘请外部审计人员的相关材料、审计过程中形成的重要审计情况等信息、等八类。另外，四个单元的文件材料均增加了重要管理事项记录，如讨论审计报告征求意见稿、讨论审计中的具体问题、讨论审计实施方案和审计、重点延伸审计的请示等，充分体现审计过程管理。

4.页号编写新旧规程有很大不同。旧规程规定审计档案不论几卷都要按顺序编号，不得断号；新规程规定每卷的文件材料，均从1开始编写页号。

5.卷内文件目录有两点大的变化。一是成文日期填写规定不同。旧规程要求文件成文日期可省略“年”、“月”、“日”，在年、月的数字后加“．”号；新规程要求文件成文日期要以8位阿拉伯数字标注年月日，如：“2012年8月6日”应填写为“20120806”；没有时间或年月日不全的，要考证时间或补齐年月日。二是页号填写要求不同。旧规程要求填写本文件材料所在之页的页号，新规程要求填写本份文件材料所在的起止页号，之间加“―”号。

6.案卷封面中的审计案卷标题有所变化。旧规程要求标题格式为 “立档单位+对+被审计单位名称+项目审计的时间范围+项目审计种类名称”，新规定改为“立档单位+关于+被审计单位名称+项目审计的时间范围+项目审计种类名称”。

7.新规程明确了审计档案保管期限。旧规程规定审计档案保管期限由档案室工作人员统一编制,未作出详细说明。新规程明确提出审计档案的保管期限划定为永久、定期两种，定期分为30年、10年。同时对不同保管期限内的保管方式进行了明确，永久保管的档案，按照国家档案局规定，在本单位保管20年后，向同级档案管理部门移交；保管30年或10年的档案，原则上在本单位保管30年或10年后，经鉴定确无保留价值的可履行销毁程序销毁。另外，新规程对不同保管期限的审计事项进行了专门明确。（摘自山东审计网）